Gestão de Pessoas

Desvendando os principais segredos do eSocial para o RH

Escrito por Macro Plataforma

Você já ouviu falar do eSocial? O projeto do Governo Federal tem o objetivo de simplificar a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas, reduzindo a burocracia na troca de dados.

O sistema entrou em vigor no início deste ano e leva em consideração o rigor e a exatidão dos dados de cada colaborador na empresa. Pareceu trabalhoso? Continue lendo o post para saber quais são as mudanças causadas pela lei e a maneira de atender tudo que é exigido pela fiscalização.

Mas afinal, o que é eSocial?

O eSocial — ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — foi criado em 2014 por meio do decreto 8.373. A lei obriga os empregadores a repassar, de forma unificada, as informações relativas aos seus profissionais.

Entre as informações que devem ser entregues, estão todos os vínculos do colaborador dentro da empresa, como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, aviso prévio e informações sobre o FGTS.

A implantação do eSocial tem como principal objetivo a garantia dos diversos direitos dos trabalhadores, tornando mais simples o cumprimento da responsabilidade por parte da empresa e organizando melhor as informações que envolvem as relações de trabalho.

Em julho deste ano, todas as empresas tiveram que realizar a adesão ao programa. Até então, apenas grandes empresas, com faturamento acima de R$ 78 milhões, eram obrigadas a participar do projeto. A participação de órgãos públicos deve acontecer apenas em 2019.

O sistema eSocial já permite o envio de informações adaptadas à reforma trabalhista, como a admissão de um colaborador para uma jornada de trabalho intermitente, por empreitada e para exercer função em home office.

Entre as novidades do sistema, também está a inserção direta de dados sobre estagiários, sem a necessidade de agentes integradores. Informações sobre reintegração de um colaborador e comunicados de acidente de trabalho também deverão ser inseridos diretamente, sem mediadores.

Quais são as vantagens do eSocial para o RH?

Durante o tempo de discussão da obrigatoriedade do eSocial muito se falou sobre a sobrecarga e contratempos do RH para se adaptar às novas exigências do Governo Federal. Mas você sabia que a aplicação do projeto traz uma série de vantagens para a empresa e pode ser realizada com pequenas atitudes? 

Confira abaixo algumas vantagens que podem transformar o período de transição para a plataforma do eSocial bem menos doloroso:

Navegação mais segura

Como os dados agora são enviados apenas de forma digital, ter uma ferramenta que permita o acesso ao sistema com mais agilidade e segurança se torna indispensável. 

Para ser considerado válido, o certificado digital precisa estar no padrão ICP Brasil, e-CPF ou e-CNPJ, de tipo A1 ou A3. Ele será o responsável por transformar seus arquivos em documentos eletrônicos e é obrigatório para todas as empresas que possuam mais de três profissionais.

Produtividade aprimorada

Com os dados sincronizados e atualizados fica muito fácil fazer buscas e ter uma noção melhor do quadro de colaboradores da empresa.

A organização de informações pode ser trabalhosa no início, mas com a limpeza de arquivos desnecessários e a otimização dos dados, possivelmente a produtividade da equipe de Recursos Humanos e os trâmites da empresa vão fluir melhor.

Plano de cargos e salários estruturado

A estruturação e organização de uma empresa passa pelo planejamento detalhado da posição dos colaboradores, seus benefícios e horários. Caso a empresa não tenha esse tipo de cuidado na sua gestão, a possibilidade de ter incongruências na prestação de contas no sistema aumenta e pode gerar penalidades pesadas.

Segurança jurídica e redução de erros

Usar o sistema disponibilizado pelo eSocial e deixar planilhas de Excel e Word de lado para a compilação de informações pode diminuir e muito os erros nos cálculos de FGTS e outros tributos. Isso acontece porque o projeto subsidia a geração de guias de recolhimento. Além disso, a centralização de informações reduz também o tempo de entrega da tarefa.

Melhora no relacionamento com os colaboradores

Um dos grandes objetivos do projeto do Governo Federal é garantir os direitos trabalhistas dos colaboradores. Assim, sabendo que todas as ocorrências relacionadas à vida profissional estão registradas e sob supervisão constante, o relacionamento de confiança entre trabalhador e empregador aumenta. 

Como um desdobramento positivo, a cultura organizacional se fortalece e o engajamento dos colaboradores também tende a crescer.

Quais penalidades o não cumprimento do eSocial pode provocar?

Como você já percebeu até aqui, o eSocial tem objetivos positivos, como racionalizar e simplificar o cumprimento das obrigações, otimizar as informações dos empregados e aprimorar a qualidade dos dados das relações de trabalho.

Mas não estar de acordo com o que é exigido pela lei pode acarretar multas bem desagradáveis para a empresa. Confira abaixo uma lista com algumas penalidades do projeto que são importantes ficar de olho:

Férias

Caso a comunicação do período de férias do trabalhador não ocorra com um mês de antecedência, a empresa pode ter que arcar com uma multa de R$ 170,00.

FGTS

No caso de não ocorrer o depósito do benefício (ou ele passar do prazo), a empresa pode receber multas de R$ 10,64 a R$ 106,41 por colaborador.

Admissão

A contratação de um colaborador deve ser informada até um dia antes do início de suas atividades. Caso a empresa não disponibilize a informação, a multa pode variar entre R$ 3 mil a R$ 6 mil.

Mudança no cadastro

É crucial que todas as informações de um colaborador estejam atualizadas na plataforma do eSocial. Caso as informações se provem desatualizadas ou insuficientes, a multa pode chegar a R$ 600 por colaborador.

Comunicação de acidente de trabalho (CAT)

No caso de um acidente de trabalho, o CAT deve ocorrer até o dia útil seguinte. Caso a ocorrência resulte na morte do empregado, o aviso deve ser realizado imediatamente. As multas nesse caso variam de acordo com o salário de contribuição.

Levando em consideração todos os aspectos do eSocial que vimos neste post, o projeto tem o objetivo de assegurar os direitos trabalhistas e melhorar as relações de trabalho. Por mais complicado que possa parecer à primeira vista, o projeto também traz aspectos positivos ao setor de Recursos Humanos e a todos os empregados da empresa, levando segurança jurídica, dinamismo e eficiência à organização.

O texto ajudou você a entender melhor o que muda com a obrigatoriedade do eSocial para as empresas? Se sim, que tal compartilhá-lo nas suas redes sociais para que seus amigos também fiquem por dentro das inovações no mercado?

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