Gestão de Pessoas

Conheça os melhores canais de comunicação interna para uma empresa

Escrito por Macro Plataforma

Os canais de comunicação interna são grandes aliados das empresas, capazes de manter colaboradores bem informados, engajados e mais produtivos. Assim, mitigando ruídos e gargalos na troca de informações, os processos organizacionais têm um funcionamento mais eficaz, já que há menos probabilidade de acontecerem erros por falta de alinhamento interno.

Veja abaixo os três fatores — relacionados à equipe — que devem ser considerados durante a criação dessas campanhas para que elas sejam, de fato, eficientes:

A tecnologia se apresenta como um elemento indispensável para efetividade dos processos empresariais. Isso porque, ao auxiliar a comunicação e torná-la bem-sucedida, a integração entre setores e colaboradores também sofre interferências benéficas, já que os canais, além de adaptáveis para o público, podem ser acessados de qualquer lugar.

Para conhecer os melhores canais de comunicação interna e saber como deixar seus resultados mais sólidos, continue a leitura!

Quais são os canais de comunicação interna?

Seja remoto, seja físico, a comunicação entre setores e colaboradores, para obter resultados satisfatórios, deve ser coerente com a rotina de trabalho, respeitando fatores como canais, momentos e linguagem. Eventualmente, uma empresa pode comportar diversos canais de comunicação, mantendo a efetividade, inclusive, dos tradicionais.

E-mail

O e-mail é um dos canais mais utilizados dentro da comunicação interna. Isso porque, por meio dele, é possível transferir mensagens e arquivos que podem ser acessados de qualquer lugar, além de manter o histórico das informações.

Entretanto, não é tão efetivo para passar informações urgentes, já que, em algumas rotinas de trabalho, é inviável acessar o canal durante todo o expediente. Além disso, ainda que tenha a versões mobile, o acesso pela equipe é feito prioritariamente por computador.

Intranet

A intranet é uma rede privada e exclusiva da empresa. A principal vantagem é a possibilidade de centralizar informações pertinentes à rotina de trabalho e, além de notícias, é possível encontrar contatos dos colaboradores, clientes e dados dos setores.

Por se tratar de uma rede privada, muitas vezes o acesso é limitado e só pode ser feito por meio dos servidores da organização, impossibilitando a conexão remota. Para empresas com equipe dispersa, como equipe comercial de campo, essa solução é inviável. O layout de navegação deve ser amigável, caso contrário, pode gerar desengajamento.

Murais

Os murais ainda são muito efetivos, já que podem ser afixados em locais de grande circulação de trabalhadores. O canal tem um baixo custo de aquisição e manutenção, e pode ser sempre atualizado com informações em formato de texto e imagem.

Por se tratar de um canal físico, ele não pode ser acessado remotamente e as informações disponibilizadas devem ser relevantes para todos, já que não é possível personalizá-la para cada setor ou colaborador. Além disso, por demandar um grande uso de papel, não é sustentável e demanda uma mão de obra demorada para atualizá-lo.

Aplicativo de celular para colaboradores

Com ele a organização pode enviar notificações imediatas para todos os colaboradores, setores ou profissionais específicos.

Os colaboradores externos têm acesso ao celular em tempo integral, o que garante que a informação seja transmitida em tempo real. Assim, a empresa garante um registro histórico em uma ferramenta formal, que pode ser acessada tanto por celular quanto por computador.

A Macro Plataforma é um canal de relacionamento com o colaborador que oferece um aplicativo para a empresa com layout personalizado. Através dele, a companhia pode enviar notificações em diferentes formatos, como texto, link e imagem. Cabe à empresa desenvolver o conteúdo de forma lúdica, com linguagem capaz de comunicar com o colaborador.

Quais são os desafios da comunicação remota?

As pessoas estão cada vez mais conectadas ao celular, mas, não necessariamente, nos canais tradicionais, como o e-mail. Por isso, algumas empresas adotam ferramentas informais, como o WhatsApp, ou outras plataformas, como o Trello, o que reforça que o e-mail está em desuso.

Assim, quando a empresa usa os canais tradicionais e os colaboradores não os adotam na rotina, a comunicação perde a efetividade. Isso dificulta a transmissão de notícias, orientações de processos técnicos ou administrativos, mensagens motivacionais, sobre cultura, clima etc.

Por isso, é possível que algumas informações sejam passadas entre os próprios colaboradores, porque alguém ouviu/viu algo, aumentando os riscos de uma comunicação distorcida ou com ruídos, já que não há uma fonte segura. Então, o desafio atual das empresas é encontrar uma forma de manter a comunicação alinhada diante desse novo cenário.

Como a Macro Plataforma ajuda a solucionar os gargalos de comunicação interna?

A principal vantagem obtida pela empresa que adota a ferramenta da Macro Plataforma é a possibilidade de ter um contato mais direto com o colaborador, o que aumenta o engajamento e, até mesmo, o orgulho de pertencimento.

O setor de Recursos Humanos (RH) pode ser o responsável pelo envio de notificações aos colaboradores, que pode segmentar os destinatários por unidade ou cargo, por exemplo, ou enviar para toda a base cadastrada.

As mensagens enviadas condizem com diferentes ocasiões, como datas comemorativas, parabenização por metas, notificação de um novo cliente, produto, serviço etc. O RH define um cronograma e as mensagens podem ser criadas antecipadamente e, no momento do envio, basta disparar a mensagem que a notificação chegará no aparelho dos destinatários determinados.

Como deixar a comunicação mais eficiente?

Além de adotar um canal de comunicação interno que seja ágil, algumas outras práticas devem ser adotadas para que a comunicação seja ainda mais efetiva.

Conheça o público interno

Entender o dia a dia e as necessidades do público é fundamental para construir uma mensagem pertinente. Por isso, conheça a rotina do profissional, entenda se há momentos específicos em que é feito o acesso ao computador ou celular e, principalmente, adapte a informação a uma linguagem clara e adequada.

Pense no colaborador como cliente

É comum que uma empresa conheça os desejos e dores de seu público, entretanto, conhecer as necessidades dos colaboradores traz reflexo no trabalho que é ofertado ao mercado de atuação. Por isso, entenda o cenário profissional e crie meios de engajar os colaboradores, fazendo com que ele se sinta valorizado e tenha orgulho por pertencer ao time.

Passe informações em tempo real

Informações transmitidas em tempo real minimizam dúvidas e ruídos, além de fazer o profissional se sentir parte do processo. Se uma empresa vai lançar um produto, por exemplo, é interessante que o público interno seja o primeiro informado para, depois, anunciar externamente. Assim, a ideia é vendida internamente e demonstra cuidado com o colaborador.

Investir em canais de comunicação interna é uma forma de melhorar os processos e o engajamento da equipe. Ao aderir uma ferramenta ágil a organização tem, como retorno, otimização de tempo, dinheiro e recursos, além de tornar a equipe mais produtiva e satisfeita.

Agora que você conhece os melhores canais de comunicação interna para uma empresa, leia este artigo e entenda como a Macro Plataforma ajuda a otimizar o relacionamento com os colaboradores.

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